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Eventplanung –So wird Ihre Veranstaltung zum nachhaltigen Ereignis
Sie planen demnächst eine Firmenveranstaltung, eine Kundenveranstaltung, ein großes Event? Dazu bedarf es viel an gründlicher Planung, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen. Meistens sind es die unerfahrenen sowie überarbeitenden Mitarbeiter die damit betraut werden. Oft wird das Projekt dadurch teurer, das Ziel nicht erreicht oder es geschehen unvorhergesehene Ereignisse. Um das im Vorfeld zu vermeiden, ist es durchaus besser eine professionelle Eventagentur zu engagieren. So setzt Ihre Projektagentur Ihr Thema nicht nur perfekt in Szene, sondern konzipiert alles haargenau nach Ihren Wünschen und Budgetangaben.
Hier erhalten Sie Einblicke, was unter anderem bei einer Eventplanung bedacht werden muss.
Dies ist nur ein kleiner Teil der Organisationsphase - beachten Sie daher, dass zu den unten aufgeführten Stichpunkten weitere Planungsunterpunkte dazu kommen.
Phase 1: Analyse
- Ausgangslage
- Zielgruppe
- Zielsetzung
- Zentrale Botschaft des Events festlegen
- Medieninteresse prüfen
- Eckdaten (Land, Region, Termin, Zeitraum, Dauer, Budget, Thema...etc.)
- Relevante Konkurrenzveranstaltungen prüfen
- Berücksichtigung der Corporate Identity
Phase 2: Organisation (Detailplanung)
Hier werden die Aufgaben genau festgelegt und geplant, wichtig hierbei ist, dass ein zeitlicher Ablaufplan mit Pufferzeit berücksichtig wird.
Locationauswahl (nach Kapazität, Erreichbarkeit, Eventequipment etc.)
Begleitende rechtliche und vertragliche Maßnahmen
- Verträge erstellen
- Gesetzliche Vorschriften prüfen
- Genehmigungen einholen
- Versicherungen
Logistik
- Unterkunft
- Transport
- Parkplätze
- Chauffeurdienste
- Ausschilderung
- VIP-Service planen etc.
(Weitere Auszüge aus unserem Portfolio)
Mögliche Eventausstattung
- Bestuhlung (Theater, Seminar, Bankett)
- Tische (Rundtische, Tafeltische, Buffettische..)
- Bistrostühle / Polsterstühle
- Infodesk/ Info-Theke
- Rednerpulte
- Festzelt-Garnitur
- Heizungsanlagen
- Hygiene-Anhänger
- Kristallspiegel
- Vitrinen
- Podeste
- Teppichböden
- Partyschirme
- Garderoben
- Tanzparkett
- Tresen
- Tafelausstattung
- Zeltsysteme
- Messebauwände/ Messestände uvm.
Mögliche Eventdekoration
- Lichtinszenierungen
- Blumenarrangements/ Blumengestecke
- Pflanzenarrangements/ Pflanzenkulturen
- Tischdekoration
- Gläser, Geschirr
- Mobiliar
- Tischwäsche
- Stoffe/ Tüll/ Vlies etc.
Catering
- Fingerfood/ Häppchen
- Buffet
- 3-Gänge Menu
- Snacks
- Pausendrinks/ Softdrinks
- Cocktails
- Sektempfang
Equipment/ mobile Bühnenkonstruktionen/ Pyrotechnik
- Beschallungstechnik für die richtige Tonübertragung
(Sprachbeschallung, Livebeschallung, Chorbeschallung)
- Projektionsbeamer (Videoprojektion, Outdoorprojektionen, Spezial- und Rundprojektionen
- Leinwände (LED Wände)
- Inforscreen-Technologie
- Mikrofone, Lautsprecher
- Kabeltechnik
- Goboprojektionen
- Griven Skyrose
- Showtechnik (Movinglights, Scheinwerfer, Stroboskop-Effekte)
- Traversen & Rigging
- Vorhangsysteme
- Nebelmaschinen
- Seifenblasenmaschinen
- Schnee- und Schaumprojektoren
- Kleinstbühnen
- Laufstege
- Mediensysteme
- Simultan-Anlagen
- Feuerwerke ( Fontänen, Höhenfunkenblitze, Flammenprojektoren)
Personal
- Hostessen
- Securities
- Helfercrews
- Servicepersonal
- Garderobenpersonal
- Zeltbauern
- Dekorateure
- Floristen
- Veranstaltungstechniker
Ausarbeitung des Event-Programms
- Eventmoderation (Referenten, Moderatoren, Animatoren)
- Fotograf
- Kameramann
- Walking-Acts
- Entertainer (Artisten, Band, Comedy, DJ) etc.
Gestaltung & Druck
- Einladungen
- Flyer, Poster, Prospekte
- Werbegeschenke (Give-aways)
- Namensschilder
- Pressematerial
Werbemaßnahmen
- Radiowerbung
- Internet
- Promotion
- Presseanzeigen
Phase 3: Nachbereitung
- Controlling
- Auswertung
- Veranstaltungshinweise
- Umfrage/ Beobachtung Teilnehmer
- Medienanalyse (Anzeige, Internet etc.)
- Dankesbrief
Jede Veranstaltung muss individuell organisiert werden, um eine effiziente Kundenbindung, Imagebildung, Steigerung des Bekanntheitsgrad uvm. zu erreichen. Wie Erlebniswelten geschafften werden, das wissen unsere Experten der Megastar Event- und Marketingagentur. Mit dem entsprechenden Know-how erfüllen wir die Erwartungen Ihrer Zielgruppen.
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