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Eventmanagement

konzeptentwicklung beratung klein

Feiern und Wohlfühlen!

Jedes Unternehmen sollte im Jahr etwas mit seinen Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern unternehmen. Am besten etwas Beeindruckendes, Unterhaltsames und Einzigartiges!

Die Investition in ein unvergessliches Event, egal ob Public Event, Corporate Event, Exhibition Event, Private Event oder ein Incentive Event, lohnt sich auf jeden Fall. Denn was verbindet mehr als gemeinsame Erlebnisse? Veranstaltungen schaffen eine emotionale Plattform und verknüpfen Informationen mit Unterhaltung.

Wir setzen Ihr Event nach Ihren Wünschen und Vorstellungen durch gezielt inszenierte Ereignisse um und führen Künstler und Dienstleister zusammen. Professionelle Hilfe zahlt sich aus und ist am Ende oft günstiger. Der Aufwand ist geringer als Sie denken - der Erfolg dafür umso größer!

Eventplanung – So wird Ihre Veranstaltung zum nachhaltigen Ereignis

Sie planen demnächst eine Firmenveranstaltung, eine Kundenveranstaltung, ein großes Event? Dazu bedarf es viel an gründlicher Planung, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen. Meistens sind es die unerfahrenen sowie überarbeitenden Mitarbeiter die damit betraut werden. Oft wird das Projekt dadurch teurer, das Ziel nicht erreicht oder es geschehen unvorhergesehene Ereignisse. Um das im Vorfeld zu vermeiden, ist es durchaus besser eine professionelle Eventagentur zu engagieren. So setzt Ihre Projektagentur Ihr Thema nicht nur perfekt in Szene, sondern konzipiert alles haargenau nach Ihren Wünschen und Budgetangaben. Hier erhalten Sie Einblicke, was unter anderem bei einer Eventplanung bedacht werden muss, wie Beispielsweise die rechtliche Absicherung. Dies ist nur ein kleiner Teil der Organisationsphase - beachten Sie daher, dass zu den unten aufgeführten Stichpunkten weitere Planungsunterpunkte dazu kommen.

Phase 1: Analyse

  • Ausgangslage
  • Zielgruppe
  • Zielsetzung
  • Zentrale Botschaft des Events festlegen
  • Medieninteresse prüfen
  • Eckdaten (Land, Region, Termin, Zeitraum, Dauer, Budget, Thema...etc.)
  • Relevante Konkurrenzveranstaltungen prüfen
  • Berücksichtigung der Corporate Identity

 

Phase 2: Organisation (Detailplanung)

Hier werden die Aufgaben genau festgelegt und geplant, wichtig hierbei ist, dass ein zeitlicher Ablaufplan mit Pufferzeit berücksichtig wird.

Locationauswahl (nach Kapazität, Erreichbarkeit, Eventequipment etc.)

Begleitende rechtliche und vertragliche Maßnahmen

  • Verträge erstellen
  • Gesetzliche Vorschriften prüfen
  • Genehmigungen einholen
  • Versicherungen

Logistik

  • Unterkunft
  • Transport
  • Parkplätze
  • Chauffeurdienste
  • Ausschilderung
  • VIP-Service planen etc.

(Weitere Auszüge aus unserem Portfolio)

Mögliche Eventdekoration

  • Lichtinszenierungen
  • Blumenarrangements/ Blumengestecke
  • Pflanzenarrangements/ Pflanzenkulturen
  • Tischdekoration
  • Gläser, Geschirr
  • Mobiliar
  • Tischwäsche
  • Stoffe/ Tüll/ Vlies etc.

Catering

  • Fingerfood/ Häppchen
  • Buffet
  • 3-Gänge Menu
  • Snacks
  • Pausendrinks/ Softdrinks
  • Cocktails
  • Sektempfang

Equipment/ mobile Bühnenkonstruktionen/ Pyrotechnik

  • Beschallungstechnik für die richtige Tonübertragung
    (Sprachbeschallung, Livebeschallung, Chorbeschallung)
  • Projektionsbeamer (Videoprojektion, Outdoorprojektionen, Spezial- und Rundprojektionen
  • Leinwände (LED Wände)
  • Inforscreen-Technologie
  • Mikrofone, Lautsprecher
  • Kabeltechnik
  • Goboprojektionen
  • Griven Skyrose
  • Showtechnik (Movinglights, Scheinwerfer, Stroboskop-Effekte)
  • Traversen & Rigging
  • Vorhangsysteme
  • Nebelmaschinen
  • Seifenblasenmaschinen
  • Schnee- und Schaumprojektoren
  • Kleinstbühnen
  • Laufstege
  • Mediensysteme
  • Simultan-Anlagen
  • Feuerwerke ( Fontänen, Höhenfunkenblitze, Flammenprojektoren)

Personal

  • Hostessen
  • Securities
  • Helfercrews
  • Servicepersonal
  • Garderobenpersonal
  • Zeltbauern
  • Dekorateure
  • Floristen
  • Veranstaltungstechniker

Ausarbeitung des Event-Programms

  • Eventmoderation (Referenten, Moderatoren, Animatoren)
  • Fotograf
  • Kameramann
  • Walking-Acts
  • Entertainer (Artisten, Band, Comedy, DJ) etc.

Gestaltung & Druck

  • Einladungen
  • Flyer, Poster, Prospekte
  • Werbegeschenke (Give-aways)
  • Namensschilder
  • Pressematerial

Werbemaßnahmen

  • Radiowerbung
  • Internet
  • Promotion
  • Presseanzeigen

Phase 3: Nachbereitung

  • Controlling
  • Auswertung
  • Veranstaltungshinweise
  • Umfrage/ Beobachtung Teilnehmer
  • Medienanalyse (Anzeige, Internet etc.)
  • Dankesbrief

Jede Veranstaltung muss individuell organisiert werden, um eine effiziente Kundenbindung, Imagebildung, Steigerung des Bekanntheitsgrad uvm. zu erreichen. Wie Erlebniswelten geschafften werden, das wissen unsere Experten der Megastar Event- und Marketingagentur. Mit dem entsprechenden Know-how erfüllen wir die Erwartungen Ihrer Zielgruppen.

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